Tehokkuus hukassa? Testaa maailman paras tehtävälista ja muuta tapasi tehdä töitä

Harhaudutko tehtävästä toiseen saamatta mitään valmiiksi vai tyssääkö työ aloittamisen vaikeuteen? Haluaisitko työskennellä tehokkaammin ja suunnitelmallisemmin? Tämä juttu on sinulle!

Työskentelen yritykseni töiden parissa pääasiassa kotona ja onhan se todettava, että oman kodin rauhassa työskentelyssä on sellaista vapautta, joka ainakin minua viehättää. Henkilökohtainen painajaiseni olisi avokonttori, jonka ärsykkeiden keskellä en taatusti saisi mitään aikaiseksi.

Mutta kuten vapauden kanssa aina, myös kotitoimiston tuoman omaehtoisuuden kylkiäisenä joutuu ottamaan myös vastuuta. Vastuuta siitä, että työt alkavat ja loppuvat ajallaan, tehtävät valmistuvat ja taukoja kertyy riittävästi. Kun kukaan ei seiso selän takana vahtimassa, on löydettävä itsestään oma työnjohtajansa.

Minulle oman työn johtaminen oli pitkään haastavaa nimenomaan tehokkuuden osalta. Olen aina tehnyt tehtävälistoja, mutta välillä töihin liittyvät tehtävät yhdistettynä kotitöihin ja muihin menoihin muodostavat kilometrin mittaiselta tuntuvan listan, jonka lyhentämisen aloittaminen on työn ja tuskan takana. Monet kerrat heräsin aamulla valmiiksi kärttyisänä, sillä ensimmäiset ajatukseni pyörivät lamaannuttavan pitkän tehtävälistan ympärillä. Päivä lipui kuin hiekka sormien lävitse multitaskinghöyryissä ja iltapäivällä räpeltämiseni tuloksena en ollut saanut mitään valmiiksi, mutta tehtävälistani oli taas pidentynyt parilla kohdalla. Niinpä kävin nukkumaan stressaantuneena ja heräsin yhtä ärtyneenä kuin edeltävänä aamuna. Se siitä inspiroivasta työpäivästä!

Universumi taisi huomata epätoivoisen touhuamiseni (työnteoksi sitä ei voinut kutsua) ja heitti avukseni Ivy Leen, josta kertovaan artikkeliin törmäsin jälleen kerran lipsuttuani nettisurffailun pariin "tehokkaana työaikana".

Tarinan mukaan Ivy Lee, yksi aikansa ensimmäisistä pr-konsulteista, pyydettiin vuonna 1918 Charles M. Schwabin johtamaan Bethlehem Steel Corporationiin parantamaan yrityksen tuottavuutta. Ivy Lee pyysi saada vain viisitoista minuuttia jokaisen yrityksen johtohenkilön kanssa. Kysyttäessä hänen palveluksensa hintaa, hän totesi neuvojensa olevan ilmaisia - paitsi jos ne toimivat. Siinä tapauksessa hänelle voisi kolmen kuukauden kuluttua antaa Schwabin itsensä mielestä sopiva korvaus.

Kolmen kuukauden kuluttua Shcwab kutsui Leen Bethlehem Steel Corporationiin ja hänelle ojennettiin 25 000 dollarin shekki. Nykyrahassa tuo summa vastaa 400 000 dollaria. Tästä voikin sitten päätellä Leen tarjoaman neuvon merkityksen ja arvon yritykselle.

Mikä tuo neuvo sitten oli?  

Lee ohjeisti jokaista johtohenkilöä tekemään työpäivänsä päätteeksi seuraavaa päivää varten maksimissaan kuuden kohdan tehtävälistan. 

Nuo kuusi kohtaa priorisoidaan eli asetetaan tärkeysjärjestykseen. Tärkein tehtävä ensimmäiseksi.

Työpäivä aloitetaan ensimmäisellä tehtävällä, jonka parissa työskennellään, kunnes tehtävä on valmis. Tämän jälkeen siirrytään listassa seuraavaan tehtävään. 

Työpäivän päätteeksi aloitetaan alusta ja rakennetaan tehtävälista seuraavalle päivälle. 


En pidä monimutkaisista neuvoista ja juuri siksi tämä tekniikka herätti mielenkiintoni. Ei syvällisiä pohdiskeluja, monivaiheista suunnitelmallisuutta, yliluonnollista itsekuria, meditointia tai mindfullnessia. Vain lista ja periaate. Ivy Leen tekniikka toimii juuri siksi, että se on riittävän yksinkertainen ja pakottaa priorisoimaan tekemisensä, estää harhautumasta tehtävästä toiseen ja asettaa päivälle selkeän alun. Ja lopun!

Jos Ivy Lee olisi tänä päivänä keskuudessamme, lähettäisin minäkin hänelle vähintään kiitoskortin. Hänen tekniikkansa muutti tapani tehdä töitä, organisoida ja priorisoida tekemisiäni ja tehdä työstäni suunnitelmallista. En ole aikoihin herännyt kärttyisänä. Sen sijaan minulla on aamulla mielessäni heti päivän tärkein ja ensimmäinen tehtävä, jonka pariin on helppo sukeltaa mieli oikeassa moodissa. Siitä eteenpäin päivä usein rullaakin melkein itsestään, eivätkä edes yllättävät keskeytykset aiheuta työlle erityisesti hallaa. Tiedänhän missä kohdassa olen tehtävälistallani! Jos tehtäviä ei määrällisesti ole seuraavalle päivälle monta, en kirjoita listaa edes ylös, vaan päätän asioille tärkeysjärjestyksen mielessäni. Monesti sekin riittää.

Jos haluat muuttaa maailmaa (tai ainakin omasi), kokeile Ivy Leen tekniikkaa. Jätä siis pöydillä lojuvat tehtävälappukasat ja tehoton työskentely. Kukaan ei kenties tule tekemään töitäsi puolestasi, mutta saat taatusti enemmän irti omasta työajastasi. Tämä tekniikka toimii!

Rakkaudella,
Sari

James Clear on koonnut koko tarinan nettisivuilleen ja tekstini Ivy Leen tekniikasta on koottu hänen artikkelinsa pohjalta.  (Thank you, James!)